La digitalisation des organisations de producteurs au coeur des enjeux de conformité, de traçabilité et de durabilité
En 2019, une étude s'est intéressée à la façon dont les organisations de producteurs de cacao en Côte d'Ivoire collectent des informations sur leurs agriculteurs membres, leurs exploitations, leurs foyers et les volumes de cacao produits et vendus. Il s'est avéré que les organisations de producteurs collectent ces informations presque exclusivement pour répondre aux exigences de leurs clients, souvent nombreux. Pourtant, ces données sont d'une grande valeur pour les organisations de producteurs : les maîtriser leur permet d'être plus autonomes et indépendantes vis-à-vis de leurs acheteurs et également de prendre des décisions face aux défis sociaux et environnementaux.
La plupart du temps, ces données sont collectées dans un logiciel choisi par l'acheteur. Les acheteurs deviennent propriétaires de ces données et les organisations de producteurs doivent alors leur demander a posteriori l'accès à leurs propres données. Par ailleurs, chaque acheteur a son propre outil, ce qui demande aux organisations de producteurs de partager ces données plusieurs fois, sous plusieurs formats et à des moments différents. Enfin, ces logiciels sont souvent difficiles à utiliser.
Face à cette situation, le projet Système de Gestion Interne a accompagné 25 organisations de producteurs certifiées Fairtrade dans la mise en place d’un système de gestion interne (SGI) fonctionnel et qui appartiennent aux organisations de producteurs elles-mêmes. Le SGI est un mécanisme de gestion de l'information, incluant :
Des processus de collecte de données fiables,
Un “nettoyage” et un stockage de données fiables et à jour,
Des capacités d'analyse des données qui font souvent défaut aux organisations de producteurs.
Un système de gestion interne répond directement aux différents besoins des coopératives de gestion efficace des données, de renforcement de la gouvernance interne, d’accès à l’information, de réduction des risques et de responsabilité sociale. Cet outil, qui s’adapte aux réalités locales de chaque organisation, est nécessaire pour assurer la conformité légale des coopératives et leur permettre de répondre aux exigences de plus en plus strictes en matière de traçabilité, de durabilité et de responsabilité sociale. Par exemple, avec un outil et une formation adaptés, une organisation de producteurs peut collecter dans son système de gestion intene des informations sur chaque producteur membre, comme le nombre d'enfants au sein du foyer et leur âge ou la localisation de sa parcelle. L'organisation de producteurs peut alors protéger puis analyser ces informations pour ajuster son programme de lutte contre le travail des enfants ou proposer des projets sociaux adaptés. Le projet s’inscrit ainsi au cœur des préoccupations actuelles en termes de lutte contre la déforestation et de travail des enfants :
« Le projet IMS est clé : il agit pour permettre aux organisations de producteurs de posséder leurs propres informations, et pouvoir prendre des décisions éclairées. Fairtrade Africa croit vraiment que ce projet permettra aux organisations de producteurs de se conformer aux normes en vigueur » - Abubakar Afful, Coordinateur de la filière cacao pour Fairtrade Africa (FTA) en Afrique de l’Ouest.
Un accompagnement personnalisé pour gérer des données de manière plus efficace
Fairtrade Africa a mis en place trois ateliers pour former et accompagner les organisations de producteurs dans le processus de digitalisation. Sur les 25 organisations de producteurs, 10 ont été accompagnées pour mettre en place le logiciel payant, paramétrable, et spécilisé de gestion pour coopératives agricoles, tandis que les 15 autres ont renforcé leur utilisation d’outils numériques plus génériques, notamment Excel :
« La formation sur Excel devrait être refaite non pas parce qu’elle n’a pas été bien faite, mais parce qu’elle a révélé combien Excel était un logiciel efficace pour la gestion et l’analyse de nos données. Je ne m’attendais pas à en apprendre autant. Avec tous les acquis, je parviens aisément à croiser mes données, ce qui nécessitait auparavant des heures de travail » - Administrateur de groupe SCAPEKO de Tabou
Grâce au projet, plusieurs organisations de producteurs ont procédé à la budgétisation des différentes activités qu’elles accomplissent au quotidien tout en y intégrant les coûts liés à la nécessaire digitalisation de leur gestion interne. Elles ont ainsi pu optimiser la gestion de leurs ressources surtout financière, de la planification et de la coordination des activités en internes :
« De toutes ces formations, le premier atelier est celui qui m’a le plus apporté grâce à la budgétisation qui nous permet maintenant de contrôler les sorties d’argent et de faire des économies. » - Aministrateur de groupe de SCOPAKAM de Divo
A l’occasion de la journée de restitution ayant eu lieu le 30 novembre 2023, les coopératives ont souligné combien ces ateliers avaient été appréciés.
