Office Manager

La finalité de la mission

Rattaché.e au Secrétaire Général et dans un objectif global d’efficience et de développement pérenne, l’office manager :

  • est responsable de la bonne gestion des moyens matériels de l’Association (locaux, système d’information, équipements informatiques et bureautiques, fournitures diverses), en lien avec les prestataires et fournisseurs externes ;
  • assiste la Direction et les instances (administrateurs et membres de l’Association) pour leurs besoins logistiques et administratifs ;
  • assure la gestion de l’accueil (standard, visiteurs) en appui aux différents pôles.

L’office manager agit en étroite collaboration avec les autres collaborateurs du pôle SG (notamment responsable comptable et financier, responsable RH) et inscrit son action dans une logique « client » afin d’offrir la meilleure qualité de service aux collaborateurs et mandataires sociaux de l’Association.

Les principales responsabilités de l'Office Manager

Sous la responsabilité directe du Secrétaire Général et en lien étroit avec la Direction:  

  • Garantir une gestion fiable et efficace des moyens généraux :

    • Gestion des fournisseurs, notamment : fournitures de bureau / consommables, agence de voyages (déplacements professionnels), assurances (risques matériels et humains), abonnements et contrats divers ;
    • Gestion du système d’information et des équipements informatiques et bureautiques, en coordination avec les prestataires externes (assistance informatique, copieurs, téléphonie, etc.) ;
    • Gestion des locaux, en coordination avec le gestionnaire du site (foncière Etic) : maintenance des locaux, agencement des bureaux en fonction des besoins, entretien et suivi des aspects hygiène sécurité, stockage, etc. ;
    • Suivi budgétaire et comptable des moyens généraux, en lien avec le responsable comptable et financier, et actualisation des procédures correspondantes ;

  • Assister la Direction sur les aspects logistique (ex. déplacements professionnels, réservation hôtels, etc.) et administratif (ex. gestion agenda, visas, notes de frais, etc.), ainsi que les instances (administrateurs et membres) ;
  • Assurer la gestion l’accueil, en appui aux différents pôles de l’Association (standard, livraisons, visiteurs) ;
  • Participation active à la vie du pôle, de l’équipe et de l’Association, en particulier sur les chantiers transverses (RSO, qualité de vie au travail, communication interne, etc.).

Profil et compétences requises

  • Formation Bac +2/3 : BTS ou DUT assistant de direction, gestion PME-PMI ou tout autre diplôme équivalent ;
  • Minimum 2-3 ans d’expérience dans des fonctions similaires, idéalement au sein d’une organisation à taille humaine (PME ou association) ;
  • Qualités requises : orientation client/solutions/résultats indispensable, polyvalence, rigueur, bon relationnel/état d’esprit, disponibilité, réactivité, organisation et sens des priorités, capacité à prendre des initiatives et à négocier, curiosité/intérêt pour les domaines technique, juridique et financier relevant du périmètre ;
  • Maitrise du pack office (Word/Excel/PowerPoint) ;
  • L’expérience du secteur associatif / ESS serait un plus.

Modalités pratiques

Date d’embauche : immédiate

Type de contrat : CDI – temps plein

Salaire : 25-28 K€ selon profil et expérience

Lieu de travail : Max Havelaar France – Château Etic, 75 Allée des Parfumeurs, 92000 Nanterre (station RER A : Nanterre Ville)

Envie de rejoindre une structure en fort développement, portée par une équipe jeune, engagée et enthousiaste ?

Merci d’adresser votre candidature (CV + Lettre de motivation) à Max Havelaar France par email : candidatures@maxhavelaarfrance.org, avec la référence : OM/SG/TL